Bestämt er för att fakturera föreningens medlemmar via laget.se? Härligt! Guiden nedan bör vara till hjälp.
Är du sugen på mer övergripande information om medlemsfaktureringen kan du kika här i stället!
Kom igång med medlemsfakturering
1. Informera ledarna om att uppdatera sina medlemslistor
Viktigt är att ha kopplade föräldrar med korrekta uppgifter för aktiva under 18 år. Aktiva som slutat ska plockas bort. Läs mer och få exempeltext att skicka ut till alla i föreningen >>
2. Sätt upp er utbetalningsprofil
Fyll i era uppgifter och skicka efter kundkännedomsavtalet. Ni hittar formuläret via Klubbadmin > Ekonomi > Inställningar. När ni skickat efter avtalet kan ni skicka digitala avier till personerna i er förening. När ni fyllt i det korrekt och skrivit under det aktiveras automatiska utbetalningar. En så pass omfattande kontroll behöver bara genomföras en gång.
3. Välj vilka som ska vara fakturerbara
Det vanligaste är att Aktiva, Ledare, Styrelsemedlemmar, Personal och Stödmedlemmar ska kunna faktureras. Föräldrar skall endast vara fakturerbara om de ska betala en egen medlemsavgift. Inställningar görs via hemsidan och > Admin > Inställningar > Fakturering. Efter det behöver ni aktivera de personer som ska vara möjliga att fakturera i förstaläget via hemsidan och > Admin > Fakturering > Fakturerbara medlemmar > Hantera fakturerbara medlemmar.
4. Lägg till era bokföringskonton
Oavsett om ni vill använda bokföringsfiler och autokontering eller inte är det bra att lägga till era bokföringskonton för medlemsavgifter, träningsavgifter och annat ni ska samla in via laget.se. Ni gör det via Klubbadmin > Ekonomi > Inställningar > Bokföringskonton. Sedan kan ni välja dessa när ni skapar era avgifter.
5. Säkerställ att personer inte ligger dubbelt i föreningen
Kan annars orsaka dubbelfakturering. I medlemsregistret hittar ni enkelt eventuella dubbletter. Läs mer >>
6. Ta bort kopplingen till grupper som upphört
För de grupper som upphört med sin verksamhet men som ligger kvar i systemet behöver kopplingen tas bort. Ni ser vilka grupper ni har i systemet och hanterar kopplingen genom att klicka Grupper/sektioner i admin.
7. Säkerställ att rätt personer är fakturerbara
Att vara fakturerbar betyder att man kan faktureras av föreningen. Säkerställ att rätt personer är fakturerbara >>
Fakturera familjemedlemskap? Gör så här >> Var medveten om att familjemedlemskap innebär mer administration för föreningen, oavsett vilket system ni arbetar i.
8. Skapa avgifter
Lägg till föreningens olika avgifter under fliken Skapa avgift. Se till att använda rätt Avgiftstyp. Läs mer >>
9. Skicka fakturor
För att ha kontroll rekommenderar vi att fakturera en grupp i taget genom att välja Markerade medlemmar och klicka på fliken Grupp. Så gör ni >>
Det är viktigt att fakturera familjer först om er förening erbjuder familjemedlemskap. Se punkt 4.
10. Kontrollera så att ingen faktura har status ”Åtgärd krävs”
Kontrolleras efter att fakturorna är skickade. Om någon är markerad med Åtgärd krävs har den inte kunnat skickas på grund av bristande uppgifter på medlemmen. Lägg till e-post eller postadress på medlemmen och skicka iväg fakturan.
Efter medlemsfakturering
Betalningsförlopp
Fakturamottagaren betalar smidigt in beloppet till vår partner Billogram via OCR-nummer, betalningen registreras hos dem och i laget.se och pengarna skickas sedan vidare direkt till föreningens konto. En faktura för serviceavgifterna skickas i efterhand till föreningen (ni har då tidigare valt att ta in serviceavgifterna från varje medlem eller att lägga kostnaden på klubben).
Kreditering/Makulering/Manuell betalning
Har en faktura skapats felaktigt ska den Makuleras. Om fakturan ska betraktas som betald (medlemmen ska ha medlemsdagar) utan att betalning sker så kan man välja att Kreditera fakturan. Läs mer om vad det betyder >>
Påminnelsefakturor
Det går automatiskt ut en mejlnotis från laget.se på förfallodagen. Därefter skickas påminnelsefakturor 7 dagar efter och 14 dagar efter. Läs mer >>
Rapporter och redovisning
Under fliken Rapport kan man bland annat se övergripande statistik och hämta månadsrapport som pdf- eller SIE4-fil (standardformat för import till redovisningsprogram).
Läs också: Checklista efter stort utskick av medlemsfakturor
Medlem under 18
• Alla fakturor märks med ”Till målsman för”
• Vid e-postfaktura skickas fakturan till spelare + kopia till kopplade föräldrar
• Vid brevfaktura skickas fakturan till spelaren
Bra att veta
• Ledare hittar betalstatus för träningsgruppen/laget under ”Medlemsstatus”
• Medlemmar och föräldrar hittar alla fakturor i laget.se-appen – tipsa dem gärna | Läs mer >>
• Överbetalningar återbetalas automatiskt | Läs mer >>
• Om betalaren av misstag angett ett felaktigt OCR-nummer – kontakta oss | Läs mer >>
